En adhérant à l’OCCE, votre coopérative est membre de l’Association Départementale de l’OCCE.

Après avoir validé le règlement intérieur type, ce document sera obligatoirement visé par l’inspecteur de votre circonscription (ou par le Chef d’établissement dans le cas d’un établissement du second degré).

Chaque année notre association et les coopératives sont contrôlées par un Commissaire aux Comptes pour une transparence des comptes.

L’OCCE vous permet d’obtenir un compte courant bancaire, gérer des fonds et du matériel, effectuer des acquisitions, recevoir des subventions, des dons ou legs de manière autonome, en faisant participer les enfants.

La gestion se fait avec des outils appropriés, il est conseillé d'utiliser le logiciel de gestion OCCE : Retkoop

Financement des coopératives scolaires

La coopérative scolaire est dotée d’un budget propre destiné à financer principalement des projets éducatifs coopératifs ou des actions de solidarité. Ses ressources proviennent notamment du produit de ses activités (fête d’école, kermesse, spectacle...) de don et subventions, ainsi que de la cotisation de ses membres.

La coopérative scolaire ne doit en aucun cas se substituer aux obligations des collectivités territoriales concernant les charges d’entretien et de fonctionnement des écoles et des établissements publics, de même qu’elle ne peut gérer, pour le compte de la commune, du département ou de la région des crédits qui lui seraient délégués pour financer des dépenses de fonctionnement.

La gestion de fait (paiement de certaines fournitures par la coopérative avec une subvention de la collectivité territoriale qui a la compétence école) est interdite, mais il n'est pas facile d'en définir les limites exactes. Aucune liste officielle n'a été publiée.

• Voir quelques documents pour mieux cerner le problème.

Subventions

Une coopérative scolaire peut recevoir des sommes d’argent appelées subventions de la part de l’État, de collectivités locales et d’établissements publics (commune, département, région). Ces sommes aident l’association à mener ses projets.

Pour prétendre bénéficier d’une subvention, une coopérative scolaire doit être à l’initiative d’un projet qu’elle va mettre en œuvre, ce dernier devant présenter un intérêt général ou local et viser à promouvoir les objectifs définis dans les statuts de l’OCCE.

Il faut impérativement en premier lieu en faire la demande par écrit.

Nous parlons donc bien ici de subvention sur projet, les coopératives scolaires n’étant pas habilitées à recevoir des subventions de fonctionnement de l’école. Il s’agit d’un « Fonds dédié ». Les fonds doivent être utilisés conformément au projet défini pour lequel ils ont été demandés.

Ces subventions provenant des collectivités territoriales (Communes, Département, Région) ou de l'État, sont à enregistrer dans le compte 7410.

Même si le projet présenté est en lien avec le projet d’école, la municipalité n’a aucune obligation à verser une subvention.

Les sommes versées par des associations (de Parents d’élèves par exemple) à la coopérative ne peuvent être qualifiées de subventions, ce sont des dons d’associations à enregistrer dans le compte 7551 1.

Quand formuler une demande de subvention ?

Il faut impérativement en premier lieu en faire la demande par écrit. Comme les budgets des collectivités publiques sont votés à la fin du premier trimestre de l’année civile (Mars), mieux vaut faire sa demande avant (donc en Janvier ou Février dernier délai).

Comment savoir si la demande de subvention est acceptée ?

La collectivité locale, après délibération, doit vous transmettre un courrier d’attribution de subvention stipulant le montant de celle-ci ainsi que les modalités d’affectation des dépenses prévues (transport, action culturelle, ...). A réception de ce courrier, le projet en lien avec la subvention peut être mis en œuvre.

Doit-on attendre le versement de la subvention pour concrétiser le projet ?

Non dans la mesure où le courrier d’attribution de subvention vous est bien parvenu. Si le projet ne peut pas être conduit sans l’apport de la subvention il conviendrait de rester prudent avant de s’engager même si oralement des promesses vous sont faites.

Peut-on affecter une part de la subvention reçue à un autre projet ?

Non surtout pas ! Cela est un délit : « gestion de fait ». Tout argent public doit être dépensé selon les directives données par le donneur d’ordre. Il est donc impératif de respecter à la lettre les modalités citées dans le courrier d’attribution.

La collectivité versant une subvention a-t-elle un droit de regard sur la comptabilité de la coopérative subventionnée ?

Oui, et dans sa totalité. Même si cette vérification n’est généralement pas mise en œuvre, par courtoisie, il est préférable qu’un retour comptable du projet concerné soit transmis à la collectivité en fin d’exercice comptable.
Par extension, cela veut dire que l’association départementale OCCE du Tarn-et-Garonne doit tenir sa comptabilité à disposition de toutes les collectivités qui subventionnent une de ses coopératives.
Dès lors qu’elles ont accordé une subvention, les collectivités locales disposent d’un droit de contrôle de l’utilisation des fonds alloués (art L1611-4 du code général des Collectivités Territoriales). À ce titre, les élus peuvent demander aux coopératives les comptes annuels et les justificatifs de l’utilisation des subventions. Tout refus de communiquer les pièces comptables justificatives ou l’insuffisance des renseignements fournis peut entraîner la suppression de la subvention et son remboursement.
Ce qui justifie que l’association départementale demande aux coopératives, avec le CRF de fin d’année scolaire, ces justificatifs d’utilisation des subventions reçues.

Peut-on conserver une subvention pour un projet identique reconduit l’année d’après ? 

Non la subvention doit être dépensée dans l’année civile où elle a été reçue.

La municipalité peut-elle refuser de verser une subvention promise ?

Oui, la municipalité ayant un droit de regard sur la comptabilité de l’association subventionnée, elle peut se rétracter sur le versement de la subvention promise.
Oui, au regard des documents statutaires, en fonction de certains critères notamment le rapport entre l’activité de l’association et le montant de la subvention. Une association ne peut pas avoir comme seule activité comptable la dépense d’une subvention versée.

La municipalité peut-elle demander la restitution de la subvention en cas d’annulation du projet subventionné ?

Oui comme elle peut demander aussi la restitution des reliquats non dépensés de la subvention.

À consulter

• Bordereau de remise de chèques au format pdf à imprimer et remplir
• Bordereau de remise de chèques au format xlsx à ouvrir avec Excel
• Bordereau de remise de chèques au format ods à ouvrir avec LibreOffice Calc
• Reçu d'espèces