Organisation de la comptabilité
Le classeur de la coopé
Il faut prévoir
- Une partie "documents de l’OCCE"
- copie du compte-rendu financier de l’année précédente
- le bulletin d’affiliation et l’attestation d’affiliation et d’assurance à l’OCCE
- statuts et règlement de l’OCCE, règlement de la coopérative scolaire, charte de la coopération
- courriers, en particulier la délégation de signature du compte-chèque
- fiches d’inventaires des biens matériels de la coopé (s’il n’y a pas de cahiers d’inventaire)
- Une partie "banque"
- relevés de la banque ou de la poste, classés par ordre chronologique.
- Une partie "justificatifs"
- justificatifs des recettes et dépenses classés et numérotés
- NB on peut séparer recettes et dépenses, on peut aussi séparer les opérations engagées (ex un chèque émis pour payer une facture) des opérations pointées (le chèque apparaît sur le relevé de banque)
Le cahier de comptabilité
Il est aujourd'hui en ligne
Pour gérer de manière bien plus optimale la comptabilité des coopératives ; un outil simple à manipuler : LA SAISIE EN LIGNE DE LA COMPTABILITÉ.
- Optimale, car vous pouvez avoir un accès direct à la comptabilité de votre coopérative.
- Optimale, car le CRF se fait automatiquement.
- Optimale, car il est capable de générer des bilans par actions.
- Optimale, car il existe un système d’archivage.
- Optimale, car l’outil est facile d’utilisation.
- Optimale, car l’association départementale peut accéder à votre comptabilité rapidement.
- Optimale, car le gain de temps est considérable.
- Optimale, car cet outil est en perpétuelle évolution : la ventilation automatique, les adhésions en ligne, le cahier d’inventaire...et certainement d’autres utilisations !Et en plus c’est gratuit, coopératif, bref tout ce qu’on aime à l’OCCE !
Pour tous ceux qui n’ont pas encore commencé, voici le lien qui vous permettra d’accéder au site : RETKOOP
Vous accédez alors à la page d’accueil :
- identifiant : le RNE de votre établissement (0820----) en majuscule,
- mot de passe : identique à l’identifiant (à charge pour vous de le modifier par la suite).
Ensuite, laissez-vous guider.
Pour tout renseignement, n’hésitez pas à contacter le secrétariat de l’OCCE
Présentation vidéo de RETKOOP
Ventilation des comptes de coopérative
Quand on écrit une dépense (charge) ou une recette (produit) dans la comptabilité de la coopérative, il faut la ventiler, c'est à dire qu’il faut choisir dans quelle catégorie, il faut la ranger.
Voir ci-dessous, le mémento qui va vous aider à choisir la ventilation.
Vous pouvez aussi retrouver quelques informations complémentaires en ligne
À consulter :
Le cahier d'inventaire des biens de la coopérative
La tenue d'un cahier d'inventaire des biens acquis par la coopérative est obligatoire.
Ce cahier doit être distinct du cahier inventoriant les biens acquis sur les fonds publics (registre d'inventaire communal)
Ce cahier et les pièces comptables justificatives attestent du bien-fondé de la gestion et fait foi en cas de vol.
Le Mandataire de la coopérative est dépositaire et responsable de ce registre comme il est responsable des archives comptables.
Que faut-il inscrire ?
Tout le matériel non fongible acquis par la coopérative, tous les biens durables.
Attention ! Quand les objets tombent en panne ou lorsqu'ils sont volés, indiquez le dans les colonnes "Date de sortie" et "Motif".
Le matériel acquis par la coopérative est à dissocier du matériel acquis à l'aide du budget de la commune.
Cet inventaire vous permettra d'assurer les biens de la coopérative au plus près de leur valeur réelle lors de l'adhésion au contrat d'assurance en début d'année scolaire.
À noter : suite à une décision de l'association départementale, en cas de fermeture du compte, de démission volontaire de la coopérative scolaire de l'OCCE, les régistre et les biens restent acquis à l'OCCE (dévolution).
Lors du changement de mandataire, l'inventaire des biens de la coopérative doit être fait conjointement par l'ancien et le nouveau mandataire.
Le cahier d'inventaire sera ensuite transmis au nouveau mandataire lors de la passation de pouvoirs.
Le cahier d'inventaire et RETKOOP.
Les biens à inscrire dans le cahier d'inventaire correspondent aux dépenses en investissement inscrites dans la colonne de ventilation 6800 ("Biens durables").
Si rien n'a été saisi dans la colonne 6800 le bouton <Cahier d'inventaire> n'apparaît pas. Dès que cette colonne n'est plus vide un clic sur lebouton vous permt de visualiser un tableau contenant les renseignements à noter dans le cahier d'inventaire "papier".
À consulter :